Informativa clienti
INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (General Data Protection Regulation – "GDPR")
1. Titolari del trattamento e contitolarità
Treccani Reti S.p.A. e Istituto della Enciclopedia Italiana fondata da Giovanni Treccani S.p.A., entrambe con sede legale in Roma, Piazza della Enciclopedia Italiana n. 4, operano congiuntamente in qualità di contitolari del trattamento ai sensi dell'articolo 26 del GDPR (di seguito, per brevità, i "Contitolari"), con riferimento alle attività di trattamento connesse alla gestione dei rapporti contrattuali, alla gestione della clientela e alle attività commerciali e di marketing. I Contitolari hanno definito, mediante apposito accordo interno, le rispettive competenze e responsabilità nell'adempimento degli obblighi derivanti dal GDPR. L'essenziale di tale accordo è reso disponibile agli interessati su semplice richiesta.
Gli interessati possono esercitare i propri diritti nei confronti di ciascuno dei Contitolari, indifferentemente, utilizzando i seguenti recapiti dedicati:
· Treccani Reti S.p.A. – privacy@treccanireti.it
· Istituto della Enciclopedia Italiana fondata da Giovanni Treccani S.p.A. – infotreccani@treccani.it
Il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD/DPO) nominato dai Contitolari è contattabile al seguente indirizzo di posta elettronica dedicato: privacy@treccanireti.it
2. Ambito di applicazione
La presente informativa descrive le modalità con cui i Contitolari trattano i dati personali delle persone fisiche che:
a) richiedono informazioni, preventivi, appuntamenti o dimostrazioni sui prodotti e servizi Treccani;
b) concludono un contratto di acquisto, anche tramite rete commerciale, agenti o canali di vendita diretta;
c) sono già clienti o lo sono stati in passato;
d) sono contattate nell'ambito di attività commerciali e promozionali;
e) intendono esercitare diritti o istanze.
La presente informativa non riguarda il trattamento dei dati di navigazione sui siti web dei Contitolari, oggetto di distinta informativa pubblicata sui siti medesimi.
3. Categorie di dati personali trattati
I Contitolari trattano le seguenti categorie di dati personali, nei limiti di quanto strettamente necessario al conseguimento delle finalità di seguito descritte, in conformità ai principi di minimizzazione e pertinenza di cui all'articolo 5, paragrafo 1, lettera c), del GDPR:
a) dati identificativi e anagrafici: nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale;
b) dati di contatto: indirizzo di residenza o domicilio, numero di telefono fisso e mobile, indirizzo di posta elettronica, PEC;
c) dati fiscali, contabili e di pagamento: dati di fatturazione, modalità di pagamento, coordinate bancarie ove fornite per l'esecuzione di addebiti SEPA;
d) dati relativi al rapporto commerciale: storico degli acquisti, prodotti ordinati, consegne, reclami e richieste di assistenza;
e) dati relativi ai contatti commerciali: appuntamenti fissati, esiti dei colloqui commerciali, annotazioni presenti nei sistemi di gestione della clientela (CRM);
f) dati relativi all'esercizio dei diritti: richieste, opposizioni, revoche e ogni altra comunicazione dell'interessato avente ad oggetto i propri diritti in materia di protezione dei dati;
g) dati utili alla prevenzione di frodi e all'esercizio o difesa di diritti: informazioni necessarie a verificare l'identità dell'interessato, a prevenire condotte illecite, ad accertare, esercitare o difendere diritti in sede giudiziale, arbitrale o stragiudiziale;
h) preferenze e consensi: scelte dell'interessato in merito al trattamento per finalità di marketing e profilazione, nonché opposizioni registrate.
I Contitolari non raccolgono né trattano, nell'ambito delle attività descritte nella presente informativa, dati appartenenti alle categorie particolari di cui all'articolo 9 del GDPR.
4. Origine dei dati
I dati personali sono di norma raccolti direttamente presso l'interessato, in occasione della conclusione di un contratto, della richiesta di informazioni o di un appuntamento, ovvero nel corso del rapporto commerciale.
Qualora i dati non siano stati ottenuti direttamente presso l'interessato, i Contitolari si impegnano a fornire a quest'ultimo, entro i termini previsti dall'art. 14, par. 3, del GDPR (e comunque non oltre il momento della prima comunicazione), tutte le informazioni richieste da tale norma. In particolare, l'informativa includerà l'indicazione specifica della fonte da cui i dati personali hanno origine.
A titolo esemplificativo, le categorie di fonti da cui i dati possono provenire sono le seguenti:
Rete commerciale e agenziale dei Contitolari, che raccoglie i dati nell'ambito di contatti promozionali o appuntamenti commerciali.
Società partner e altri soggetti terzi con cui i Contitolari intrattengono rapporti commerciali, che possono comunicare dati di potenziali clienti interessati ai prodotti e servizi Treccani, nel rispetto delle basi giuridiche applicabili (es. previo consenso degli interessati, ove richiesto).
Dati relativi a precedenti rapporti contrattuali o precontrattuali intercorsi con uno dei Contitolari.
Fonti accessibili al pubblico (es. elenchi categorici, albi e registri professionali, registri delle imprese), nei limiti e alle condizioni previste dalla normativa vigente per il loro utilizzo.
5. Finalità del trattamento e basi giuridiche
I Contitolari trattano i dati personali per le finalità di seguito descritte, ciascuna fondata sulla
specifica base giuridica indicata, in conformità all'articolo 6 del GDPR.
5.1 Gestione delle attività precontrattuali
I dati forniti in occasione di richieste di informazioni (anche landing page o altri form di richiesta), preventivi o appuntamenti sono trattati al fine di dare seguito alle richieste dell'interessato e di adottare le misure precontrattuali da questi sollecitate.
Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato – art. 6, par. 1, lett. b), GDPR.
5.2 Esecuzione del contratto e gestione del rapporto con il cliente
I dati sono trattati per la conclusione, l'esecuzione e la gestione del contratto, ivi inclusi la consegna dei prodotti, la fatturazione, la gestione dei pagamenti – anche rateali o mediante finanziamento con cessione del credito a International Factors Italia S.p.A. –, l'assistenza post-vendita e la gestione di eventuali reclami. I dati sono trattati anche quale storico acquisto dei clienti.
Base giuridica: esecuzione del contratto di cui l'interessato è parte – art. 6, par. 1, lett. b), GDPR; e, per la conservazione dei dati relativi allo storico degli acquisti (anagrafica, data e opera acquistata) fino a venti anni dalla conclusione del contratto, sulla base del legittimo interesse dei Contitolari – art. 6, par. 1, lett. f), GDPR. Tale interesse si fonda sulla specifica natura dei beni (opere enciclopediche e di pregio, destinate a durare nel tempo e suscettibili di aggiornamenti e integrazioni) e sulla rilevanza culturale dell'Istituto, nonché sulla ragionevole aspettativa dell'interessato a poter ricostruire la propria posizione per eventuali future integrazioni. Il trattamento è stato ritenuto proporzionato in esito a un approfondito bilanciamento con i diritti e le libertà degli interessati.
Per richieste precontrattuali inoltrate mediante landing page, l’informativa è resa contestualmente al modulo di richiesta a cui si rinvia.
5.3 Adempimento di obblighi di legge
I dati sono trattati per adempiere agli obblighi previsti dalla normativa fiscale, contabile, civilistica e da ogni altra disposizione di legge o regolamentare applicabile, ivi inclusi gli obblighi di conservazione documentale previsti dalla legge.
Base giuridica: adempimento di un obbligo legale – art. 6, par. 1, lett. c), GDPR.
5.4 Accertamento, esercizio e difesa di diritti in sede giudiziaria e stragiudiziale
I dati possono essere trattati quando ciò sia necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto dei Contitolari o dell'interessato in sede giudiziale, arbitrale o stragiudiziale, ivi inclusa la gestione di eventuali controversie, il recupero di crediti e la risposta a contestazioni o procedimenti amministrativi.
Il trattamento per tale finalità è limitato ai dati strettamente necessari e al periodo indispensabile al suo conseguimento, nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione della finalità.
Base giuridica: legittimo interesse dei Contitolari – art. 6, par. 1, lett. f), GDPR. Il legittimo interesse consiste nella necessità di tutelare posizioni giuridiche soggettive dei Contitolari e degli interessati stessi. Il bilanciamento con gli interessi e i diritti fondamentali degli interessati è stato effettuato dai Contitolari, tenuto conto del carattere strettamente accessorio e proporzionato di tale trattamento rispetto alle finalità contrattuali e legali.
5.5 Prevenzione e contrasto delle frodi
I dati possono essere trattati nella misura strettamente necessaria per prevenire, individuare e contrastare condotte fraudolente o illecite che possano arrecare pregiudizio ai Contitolari o agli interessati, nonché per verificare la correttezza delle operazioni commerciali e dei pagamenti.
Il trattamento è limitato ai soli dati pertinenti e non eccedenti rispetto alla finalità.
Base giuridica: legittimo interesse dei Contitolari – art. 6, par. 1, lett. f), GDPR. Il legittimo interesse risiede nell'esigenza di preservare l'integrità delle operazioni commerciali e di proteggere i Contitolari e i loro clienti da condotte illecite.
5.6 Attività commerciale
Previo specifico consenso dell'interessato, i dati di contatto sono utilizzati per comunicazioni commerciali e promozionali relative ai prodotti e ai servizi Treccani, non solo mediante posta cartacea, posta elettronica, ma anche via telefono con operatore o ulteriori canali espressamente indicati nel modulo di raccolta per le comunicazioni relative all’acquisto di prodotti.
Base giuridica: consenso dell'interessato – art. 6, par. 1, lett. a), GDPR.
5.7 Profilazione e ricerche di mercato
Previo specifico e separato consenso dell'interessato, i Contitolari possono trattare i dati relativi alle preferenze e alle abitudini di acquisto al fine di analizzare il profilo commerciale dell'interessato, via e-mail, personalizzare le comunicazioni promozionali e svolgere ricerche di mercato.
Base giuridica: consenso specifico dell'interessato – art. 6, par. 1, lett. a), GDPR .
Il consenso per le finalità di cui ai punti 5.6 e 5.7 è del tutto facoltativo. Il mancato o parziale conferimento non incide in alcun modo sulla conclusione o sulla gestione del rapporto contrattuale. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento svolto anteriormente alla revoca.
7. Periodo di conservazione dei dati
I dati personali sono conservati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati, nel rispetto del principio di limitazione della conservazione. I criteri utilizzati per determinare il periodo di conservazione sono i seguenti:
- i dati trattati per l'esecuzione del contratto e per l'adempimento di obblighi di legge (dati anagrafici, di contatto, fiscali e contrattuali) sono conservati per tutta la durata del rapporto e, successivamente, per dieci anni dalla sua cessazione, in adempimento degli obblighi civilistici e fiscali;
- i dati relativi allo storico degli acquisti (anagrafica, data e opera acquistata) sono conservati, sulla base del legittimo interesse dei Contitolari, per un periodo massimo di venti anni dalla conclusione del contratto, come dettagliato al precedente par. 5.2;
- dati trattati per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria sono conservati per il tempo necessario alla definizione del procedimento e, comunque, non oltre i termini di prescrizione applicabili;
- i dati trattati per finalità commerciali (anche marketing) basate sul consenso sono conservati per un periodo di sette anni dall'ultimo contatto utile con l'interessato (es. acquisto, richiesta di informazioni), salva la possibilità per i Contitolari di richiedere un rinnovo del consenso prima della scadenza e fatta salva la revoca del consenso da parte dell'interessato;
- i dati trattati per finalità di profilazione basate sul consenso sono conservati per un periodo di sette anni dall'ultimo contatto utile, fatta salva la revoca del consenso intervenuta in data anteriore;
- i dati necessari a gestire l'opposizione al marketing o la revoca del consenso (es. indirizzo e-mail) sono inseriti in apposite liste di esclusione (suppression/black list) e conservati per il tempo strettamente necessario a garantire il rispetto della volontà dell'interessato.
Decorsi i termini di conservazione sopra indicati, i dati saranno cancellati, resi anonimi in modo irreversibile o distrutti.
8. Modalità di trattamento
I Contitolari trattano i dati personali mediante strumenti manuali e informatici, con logiche strettamente correlate alle finalità descritte nella presente informativa. Sono adottate misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza appropriato al rischio, in conformità agli articoli 24, 25 e 32 del GDPR .
9. Destinatari dei dati
I dati personali possono essere comunicati o resi accessibili, nei limiti delle rispettive funzioni e nel rispetto della normativa vigente, alle seguenti categorie di soggetti:
- dipendenti e collaboratori autorizzati dei Contitolari, designati quali persone autorizzate al trattamento;
- rete commerciale, agenti e soggetti incaricati della gestione degli appuntamenti e dei rapporti con la clientela;
- fornitori di servizi informatici, di gestione CRM, di cloud computing e di conservazione documentale;
- soggetti che svolgono servizi amministrativi, contabili, finanziari, logistici e di assistenza clienti;
- International Factors Italia S.p.A., in qualità di cessionaria del credito rateale derivante dai contratti di acquisto, nei limiti di quanto contrattualmente previsto e comunicato all'interessato;
- professionisti e consulenti che operano per conto dei Contitolari nell'ambito del loro mandato professionale (es. agenti);
- autorità pubbliche, giudiziarie e di vigilanza, nei casi previsti dalla legge o necessari per l'esercizio o la difesa di diritti.
I soggetti esterni che trattano dati personali per conto dei Contitolari sono, ove necessario, designati responsabili del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del GDPR e operano sulla base di apposite istruzioni scritte. Ai sensi dell'articolo 15, paragrafo 1, lettera c), del GDPR, l'interessato ha diritto di conoscere l'identità dei destinatari concreti ai quali i propri dati sono stati o saranno comunicati, salvo i casi in cui ciò risulti impossibile o la richiesta sia manifestamente infondata o eccessiva.
10. Trasferimento dei dati verso Paesi terzi
I dati personali sono conservati su server ubicati all'interno dell'Unione Europea. Qualora, per esigenze tecniche od operative, si rendesse necessario avvalersi di soggetti (es. fornitori di servizi cloud) ubicati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, il trasferimento sarà effettuato esclusivamente in presenza di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea o, in assenza, sulla base di garanzie appropriate ai sensi degli articoli 46 o 47 del GDPR (quali clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea). Maggiori informazioni sulle garanzie adottate sono disponibili su richiesta ai recapiti indicati.
11. Diritti degli interessati
In relazione ai trattamenti descritti nella presente informativa, l'interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dal GDPR (artt. da 15 a 22), e in particolare: accedere ai propri dati personali e ottenerne copia (diritto di accesso, art. 15); ottenere la rettifica dei dati inesatti o l'integrazione di quelli incompleti (diritto di rettifica, art. 16); ottenere la cancellazione dei dati (diritto all'oblio, art. 17) nei casi previsti dalla norma (es. revoca del consenso, opposizione al marketing); ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall'articolo 18 del GDPR; ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati forniti sulla base del consenso o del contratto, e trasmetterli a un altro titolare (portabilità, art. 20 GDPR); la richiesta di cancellazione comporta la revoca di eventuali consensi e l'inserimento dei dati di contatto in una suppression/black list per garantire che la volontà sia rispettata; opporsi al trattamento, in qualsiasi momento e gratuitamente, per finalità di marketing diretto, compresa la profilazione collegata a tali finalità; a seguito dell'opposizione, i dati non saranno più trattati per tali finalità (diritto alla art. 21); opporsi al trattamento per motivi connessi alla propria situazione fondato sul legittimo interesse, qualora si fondi sul legittimo interesse (art. 21); revocare in qualsiasi momento il consenso eventualmente prestato per le finalità di marketing e/o profilazione, senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prima della revoca; proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell'articolo 77 del GDPR.
Le richieste di esercizio dei diritti possono essere trasmesse, senza formalità particolari, agli indirizzi dei Contitolari indicati al punto 1 della presente informativa.
I Contitolari si impegnano a fornire riscontro senza ingiustificato ritardo e, comunque, entro un mese dal ricevimento della richiesta. Tale termine può essere prorogato di due mesi in caso di particolare complessità, previa comunicazione all'interessato. Il riscontro è di norma gratuito, salvo richieste manifestamente infondate o eccessive.
I Contitolari non adottano decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici sull'interessato o che incidano in modo analogo significativamente sulla sua persona, ai sensi dell'articolo 22 del GDPR.
Modifiche e aggiornamenti
La presente informativa può essere aggiornata per tenere conto di modifiche normative, organizzative o delle modalità di trattamento dei dati. La versione aggiornata sarà resa disponibile tramite i canali attraverso i quali l'interessato ha ricevuto la presente, ovvero mediante pubblicazione sulle pagine web dei Contitolari. Gli interessati sono invitati a prenderne periodicamente visione.
Ultimo aggiornamento: luglio 2026